אפיון וניתוח צרכים

אפיון וניתוח הצרכים, הנו שלב מקדים בעל חשיבות עליונה בו מוקדש רוב המאמץ להגדרת מהות וגבולות הגזרה של המערכת. שלב זה מגדיל משמעותית את סיכויי ההצלחה של הפרויקט.   

במהלך תהליך האפיון, המנהלים מזהים את המטרות של המערכת ואת הפעילויות המתאימות שיש לכל תפקיד בארגון עבור השימוש במערכת זו.  

המטרה היא להבין את הצרכים והדרישות של הארגון בתחום ניהול קשרי לקוחות ולזהות את הפתרונות המתאימים ביותר לצרכים הללו. 

התהליך כולל את השלבים הבאים: 

הבנת הצרכים והדרישות של הארגון 

1. כאן נתאר את הצרכים והדרישות של הארגון בנוגע לניהול קשרי הלקוחות, איתור המטרות ,אפיון התהליכים הקיימים, הגדרת הפעילויות הנדרשות וכו '.
   
   

2. ניתוח התהליכים הקיימים
   נבוא לצפות ולבדוק את התהליכים הקיימים ואת המערכות המשמשות כיום עבור ניהול קשרי הלקוחות כדי לזהות את התהליכים האפקטיביים ולזהות את החסרונות הקיימים.
   
   

3. הגדרת יעדי המערכת
   במסגרת זו יוגדרו היעדים המבוקשים מהמערכת. זה כולל את התפקידים והפעילויות המתאימות לכל אחד מהמשתמשים המעורבים, הדרישות לפיקוח ולניתוח המידע והדוחות המתאימים.
   
   

4. תכנון האיפיון
   לאחר הניתוח, מתבצע תכנון של המערכת והתהליכים הדרושים להשתמש בה.
   זה עשוי לכלול את פיתוח המודלים הדרושים לטיפול בלקוחות, פיתוח מערכות מידע, תהליכי עבודה, מעקב אחרי משימות ועוד.
   
   

התוצר העיקרי של שלב האפיון הוא "מסמך אפיון" המשרת את המטרות הבאות: 

• יצירת הסכמה ברורה בארגון באשר למטרות המערכת, מהותה והיקפה. 
• המסמך יהווה, פירוט התכולה הנדרשת והמוסכמות בין הספק ללקוח, אשר מקטין בצורה משמעותית את הסיכונים בהמשך הדרך. 
• המסמך ישמש כמפת דרכים בכל שלבי הפרויקט החל משלב הפיתוח ועד לשלב העלייה לאוויר.