הלקוחות מהווים את מרכז תשומת הלב של כל ארגון שהוא, ובהתאם לזאת ההתנהלות מולם חייבת להתבצע בדייקנות, מהירות ומקצועיות שתגרום להם לרצות להמשיך ולהתקשר עימכם.
מערכת CRM נועדה להוות את ממשק העבודה המתאים ביותר לשם כך, ועל כן ישנה משמעות רבה לבחירתה בצורה נכונה מושכלת.
להלן מספר המלצות לרכישה מערכת CRM שבאמת תספק את הצרכים מכל בחינה שהיא.
התאמה מלאה לצרכי הארגון
לכל ארגון השפה המקצועית שלו ובהתאם לכך גם עולה הצורך בהתאמת מערכת CRM שתצליח לדבר באותה השפה.
לכן חשוב להתקשר עם ספק תוכנה שמודע לחשיבות העניין ודואג לבצע אפיון מקדים באשר לצרכי הארגון שלכם מהמערכת המיועדת.
מערכת שכזאת תותאם באופן מושלם לארגון הן מבחינת זירת העיסוק המקצועי שלו והן מבחינת התפריטים הנדרשים בה.
כמובן שגם לאחר האפיון ובחירת המערכת, בשום פנים ואופן אין להטמיע את המערכת ללא תקופת ניסיון וללא שיתוף פעולה מלא בין המפתחים למנהלי העבודה והעובדים עצמם.
חווית משתמש גבוהה
כשמדברים על המלצות לרכישה למערכת CRM, חשוב להתייחס כמובן גם אל חווית השימוש של המשתמשים בה.
עליכם להבין כי מערכת ה- CRM היא כלי העבודה החשוב ביותר של מערך השירות, המכירה והשיווק בארגונכם ועל כן ישנה חובה שהמערכת שתבחרו תהיה ידידותית למשתמש ככל שניתן.
מערכת שכזאת תהיה קלה ללמידה, אינטואיטיבית לשימוש ותעבור הטמעה קלה בארגון.
בסופו של דבר גם הלקוחות שלכם ירגישו זאת, ויזכו בחוויה שירותית יוצאת מגדר הרגיל.
המלצה נוספת היא קבלת הדרכה והטמעת המערכת בבית הלקוח, מרבית הספקים מספקים שרותי הדרכה והטמעה מרחוק דבר המקשה לחוש ולהבין את סביבה העסקית הטבעית של ארגונכם.
חשוב שהספק יבצע את האפיון וכמובן את הטמעה וההדרכה בארגון בצורה מסודרת כולל ליווי המשתמשים עד לשלב שהם מרגישים בטוחים בשימוש במערכת.
הרחבות מעבר לסטנדרט הרגיל
כמובן שכל מערכת CRM אמורה להציע את הבסיס, כלומר, תיקי לקוחות מסודרים, עם שלל אפשרויות להקלדת והעלאת תוכן, עם יכולת שליפת נתונים מסודרת לפי מאפיינים וחתכים נדרשים וכו'.
אך המערכת שצריכה לעניין אתכם היא כזאת שכוללת בנוסף גם הרחבות שונות לפי הצורך, מה שקרוי בשפה המקצועית מודולים (modules).
הרחבות אלו ניתנות להתקנה והסרה בקלות והן מציעות יכולות נוספות שעוזרות לצוותי העבודה והמנהלים בארגון.
למשל, מודול חיוב אוטומטי, מודול הקלטת שיחה, ממשקים שונים למערכות קיימות ,מודול שירות לקוחות ועוד.
אבטחת מידע מקסימאלית
עוד דגשי רכישה למערכת CRM הם כאלה שקשורים באבטחת מידע כמובן. זליגת מידע מהארגון החוצה יכולה להתבצע באמצעות האקרים או במה שקרוי "עבודה מבפנים".
על מנת למנוע זאת ככל שניתן, מערכת ה- CRM שתבחרו בה צריכה להיות מאובטחת ברמה גבוהה שלא תאפשר לשום מידע לזלוג החוצה.
ההמלצה היא להשתמש במערכות CRM מבוססות ענן וע"י כך ליהנות מאבטחת מידע חיצונית ללא יכולת של הורדת מידע מעמדות עבודה אישיות.
יכולת עבודה בענן גם חוסכת הקמת שרתים בארגון ותחזוקה שלהם, תוך יכולת גישה למערכת מכל מקום ובכל זמן ללא מגבלה שהיא.
